إدارة المشاريع
بالإنجليزية : ( Project Management) هو تخصّص يتعلّق بتنظيم وإدارة الموارد، مثل الموارد البشريّة، بالطريقة التي تمكّن إنجاز المشروع باحترام
مضمونه المحدد وبمراعاة عوامل الجودة والتوقيت والتكلفة.
تعريف المشروع
المشروع هنا هو عملية أو نشاط مقيد
بزمن، أي له تاريخ بداية وتاريخ نهاية، يتم القيام به مرة واحدة من أجل تقديم منتج ما أو خدمة ما بهدف تحقيق تغيير مفيد أو إيجاد قيمة مضافة.
وهناك اختلاف ما بين كون المشروع
أمراً مؤقتاً لمرة واحدة، وبين العمليات الإدارية أو التشغيلية التي تجري بشكل
دائم أو شبه دائم من أجلِ تقديم نفس المنتج أو الخدمة مراراً وتكراراً. ولا تتطلب
إدارة المشاريع بالضرورة نفس المتطلبات التي تتطلبها إدارة العمليات الإدارية
والتشغيلية الدائمة، سواء من ناحية المهارات الفنية المطلوبة أو فلسفة العمل، ومن
هنا نجد الحاجة إلى بلورة إدارة المشاريع.
وقد عرف هيرسون (1992) المشروع
بأنه " أي سلسلة من الانشطة أو المهام التي لها أهداف محدده يجب أن تنجز ضمن
مواصفات محدده ولها بداية ونهاية محددتان وله تمويل ويستعمل المصادر المختلفة من
اموال ووقت ومعدات وعماله.
ولقد نسب بريمان واخرين (1995) الي
ليش وتيرنر (1990) تعريف المشروع بأنه " وحدة استثمار صناعي جديدة والتي لها
بعض المعالم المميزة أو المتفردة وذلك من خلال تناغم الوقت والتكلفة".
ووفقاً لـ المشروع هو عملية فريدة من نوعها،
التي تتكون من مجموعة من الأنشطة المنسقه والتحكم بالأنشطة من خلال تواريخ البدء
والانتهاء، المتخذه لتحقيق هدف مطابقة للمتطلبات المحددة، بما في ذلك
القيود من حيث التكلفة والوقت والموارد.
ووفقاً لـ المشروع هو عبارة عن وقت وتكلفة عملية مقيدة لتحقيق مجموعة من الإنجازات المحددة تصل إلى معايير الجودة والمتطلبات.
خطة المشروع
إن التخطيط هو أول وظيفة من وظائف الإدارة ويتم من خلاله تحديد الأهداف ثم
وضع الخطط والبدائل التي تمكننا من الوصول إلى تلك الأهداف، وتتصف عملية التخطيط
بأنها عملية ذهنية تحليله تتضمن مجموعة من الأنشطة الفكرية والنظرية التي تتطلب
مستوى عالٍ من المهارات الفكرية، لأن التخطيط كما نعلم هو التدبير المسبق الذي
يحدد مسار المنظمة في المستقبل، ويهدف إلى تحقيق انتقال منظم من موقف حالي إلى
موقف مستقبلي مستهدف يفوق الواقع الحالي قيمة وقدرة على الإنجاز.
واختلف الباحثون والمختصون في
مستوى التخطيط المطلوب ومدى عمقه حيث يعتبر البعض أنه كلما صرفنا وقتاً أطول في
التخطيط كلما وفرنا في الوقت اللازم للتنفيذ، أما دراكر Drucker فيعتبر أن الخطط تكون مقاصدا
واهدافا جيدة ما لم يتم إفسادها بالمبالغة والدخول في تفاصيل لا داعي لها. بينما
يقول ميردث 2006 التخطيط الدقيق والحذر مرتبط بقوة بنجاح المشروع.
تُعتبر خطة المشروع خارطة طريق مشروعك حيث إنّها تخلق لغةً مشتركةً يمكن للأطراف المعنيَّة الرّجوع إليها للتأكد من أن المشروع يسير نحو الهدف المحدّد فيما يخص الوقت والنتائج والتكاليف.
تشمل خطة المشروع عادةً ما يلي:
·
إدارة نطاق المشروع
(المشروع (العمل المتوقع) والمنتج
(الميزات والوظائف
·
إدارة المتطلبات
التوثيق والتحليل وتحديد الأولويات والاتفاق على المتطلبات ثم
السيطرة على التغيير والتواصل مع الجهات المعنية
·
إدارة الجدول الزمني
معالم المشروع والأنشطة والمواد المقدمة، وتواريخ البداية والنهاية
المتوقعة
·
الإدارة المالية
تفاصيل الاستثمار والميزانية
·
إدارة الجودة
تخطيط الجودة ومراقبة الجودة وضمان الجودة وتحسين الجودة
·
إدارة الموارد
الموارد المالية و الأدوات والموارد البشرية والمهارات والموارد
الإنتاجية، و/ أو تكنولوجيا المعلومات
·
إدارة أصحاب المصلحة
تحديد علاقات إيجابية مع أصحاب المصلحة وإدارتها من خلال الإدارة
المناسبة لتطلعاتهم والأهداف المتفق عليها
· إدارة الاتصالات
ما هي المعلومات المحتاجة في
المشروع
· إدارة تغير المشروع
تغيير التحكم بمعايير المشروع وأثرها عليه
·
إدارة المخاطر
تحديد المخاطر وتقييمها وتحديد الأولويات
·
إدارة المشتريات
إنشاء العلاقات وصيانتها وإغلاقها مع موردي السلع والخدمات اللازمة
للمشروع
بالإضافة إلى وثيقة بدء المشروع
وخطة المشروع، يمكن لمدراء المشروع إعداد هيكلية تقسيم العمل التي هي إنجاز رئيسي
يساهم في تنظيم عمل الفريق إلى أقسام يمكن التحكم بها.
إنّ استخدام الخطوات والرسم
البياني أعلاه يعتمد إلى حدٍّ كبير على مدى تعقيد المشروع وحجمه. تذكّر أنّ
التخطيط الجيد يرفع معدل النجاح أكثر.
هناك العديد من النماذج المختلفة لخطة المشروع,
ولكنها تتفق جميعها على مراعاة أبعاد الخطة, هي : التكلفة, الزمن ,الموارد ,
المهام , العاملين , وليس ثمة خطة محددة يجب أن يعمل بموجبها الجميع ولكن الأمر
فيه من المرونة الشيء الكثير لأن ثمة اعتبارات لتصميم خطة المشروع , مثل : حجم
المشروع , نوعه , العملية الإبداعية للأشخاص أنفسهم, ورغم ذلك فإن الكثير من
الدارسين والباحثين في موضوع إدارة المشروعات تناولوا أسس الخطة ومراحلها بناء على
طبيعة المهمة الكبرى التي تمارس في إدارة المشروعات.
الخطوات الخمس اللازمة لإعداد خطة العمل
فنرى على سبيل
المثال أن دباس والعربي ( دباس , العربي , 2006 مرجع سابق ) يؤكدان على خطوات خمس
يريان أهميتها في إعداد خطة المشروع , وهي على النحو الآتي :
1. عرِّف كل مهمة من المهام على أنها عمل مستقل
بذاته يمكن وضعه ضمن تسلسل ما, أو تعيينه لمجموعة أو شخص ما , وجدولته ضمن جدول
زمني وحس درجة تعقيده.
2. عرِّف كل مهمة من المهام على المستوى التفصيلي
المناسب لطول المشروع وحسب درجة تعقيده.
3. حاول دمج المهام المطلوب تنفيذها في المشروع بشكل
تكاملي بحيث يكون لكل منها بداية ونهاية. وقد يتطلب ها الدمج وضع علامات للعمل
يمكن تعريفها أحيانا باسم المشروعات الفرعية ضمن المشروعات الأساسية.
4. حاول عرض تسلسل مهام المشروع بصيغة يمكن تبليغها
بسهولة إلى مختلف الأفراد والفرق العاملة في المشروع.
5. تأكد شخصيا من إتمام الأعمال والمهام على الشكل
الذي يرضيك ويرضي العميل/ صاحب المشروع ويحقق كافة الأهداف الأساسية والموضوعية
للمشروع التي تم تعريفها منذ البداية.
العناصر التسع اللازمة لإعداد خطة المشروع
ونرى من جانب آخر
أن ثمة تخطيط آخر, وطريقة أكثر تفصيلا , يمكننا التعامل معها والاستفادة منها في
تخطيط مشروعاتنا,وهذه الطريقة تؤكد أهمية العناصر التسع باعتبارها خطوات أساسية لا
غنى عنها في أي مشروع, ولكن الذي يختلف هو محتوى الخطة والتفاصيل الموجودة بها.
فيتناول ميريديث
ومانتل ( ميريديث,مانتل , 1999 م , مرجع سابق ) تسعة عناصر يريان أهميتها في أي
خطة مشروع, وهي على النحو الآتي :
1 ـ عرض عام :
يحتوي على ملخص
قصير لأهداف المشروع ومداه, ,ويحتوي على صياغة أ هداف المشروع , ويوضح فيه موجز
لعلاقتها بأهداف المنشأة , ووصف للهيكل الإداري المستخدم في المشروع وقائمة
بالمعالم الرئيسة في جدولة المشروع.
ويوجه العرض
العام إلى الإدارة العليا.
2 ـ الأهداف :
وتحتوي على صياغة
أكثر تفصيلا للأهداف العامة المذكورة في قسم العرض العام , ويجب أن تشمل الصياغة
على أغراض الربح والتنافسية بالإضافة إلى الأهداف التقنية.
3 ـ المنهج العام :
يصف هذا القسم من
الخطة كلا من المنهجين التقني والإداري للعمل, وتصف المناقشة علاقة المشروع
بالتقنيات المتاحة.
4 ـ الأوجه
التعاقدية :
يشمل هذا القسم
الحرج من الخطة قائمة وأوصافا كاملة لكل المتطلبات المذكورة للمشروع , والموارد
التي يقدمها العميل, والترتيبات وثيقة الصلة بالمشروع , واللجان الاستشارية ,
وإجراءات مراجعة المشروع والإلغاء , ومتطلبات المالك , وأي اتفاقات إدارية محددة ,
وكذلك التسليمات التقنية ومواصفاتها , وجدولة التسليم , والإجراء الخاص بتغيير أيا
مما سبق.
5 ـ الجداول :
يخطط هذا القسم
الجداول المختلفة وقوائم كل أحداث المعالم المهمة, ويجب الحصول على تقدير الوقت
لكل مهمة, وكذلك من الذي سيتولى أداءها, وتشيد الجدولة الرئيسة للمشروع من هذه
المدخلات, ويجب أن يوقع الشخص المسؤول أو رئيس القسم عل الجدولة النهائية المتفق
عليها.
6 ـ الموارد :
يوجد وجهان لهذا
القسم الوجه الأول : هو الميزانية فتوضع تفاصيل كل من رأس المال والمصاريف طبقا
للمهمة , التي تمثل ميزانية المشروع, وتفصل تكاليف المرة الواحدة عن تكاليف
المشروع المتكررة, والوجه الثاني : يجب أن توصف إجراءات توجيه مراقبة التكلفة
لتغطية متطلبات الموارد الخاصة بالمشروع , مثل : الماكينات الخاصة , ومعدات
الاختبار , وتشييد أو استخدام المعمل, والتموينات , التسهيلات الحلقية , والمواد
الخاصة.
7 ـ الأفراد :
يجب أن يسرد هذا
القسم متطلبات الأفراد المتوقعة للمشروع , وأنواع التدريب اللازمة , والمشكلات
الممكنة في التعيين, والقيود القانونية أو السياسية للشركة على خليط قوة العمل,
وأي متطلبات أخرى مثل الأمور المتعلقة بالأمن. وتحديد الاحتياجات من الأفراد على
مقياس الوقت في جدولة المشروع .
8 ـ طرق التقويم :
يجب تقويم كل
مشروع بطرق يتم إعدادها في بداية المشروع, ويحتوي هذا القسم على وصف موجز للإجراء
الذي يتبع في توجيه , وجمع وتخزين , وتقويم تاريخ المشروع.
9 ـ المشكلات المحتملة :
يصعب في بعض الأحيان إقناع المخططين لعمل محاولة جادة لتوقع الصعوبات المحتملة ,ومن المؤكد حدوث كارثة أو أكثر مثل خطأ في التعاقد من الباطن, وفشل تقني , وإضراب ,وطقس سيء وتقدم مفاجئ في التقنية اللازمة , تتابع حرج للمهام , وأوقات تسلية ضيقة , موارد محدودة , متطلبات تنسيق معقدة , وسلطة غير كافية في بعض المجالات , مهام جديدة ,معقدة أو غير معتادة, وسلطة غير كافية في بعض المجالات, ويكمن عدم التأكد الوحيد في أن أي منها سوف يحدث ولكن متى سيكون ذلك .
وهذا يتطلب من الخطة أن تراعي مثل ذلك, لأن حدوثها والمشروع مستعد لها يكون تأثيرها أكثر مما لو لم توضع في الحسبان.
تعليقات
إرسال تعليق